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1、开头明确写清楚发函的缘由，概括交代发函的目的、根据。
2、然后用过渡语"现将有关事项函复如下"等引起下文。
3、缘由部分先引叙来文的标题和发文字号，如"×年×月×日贵单位来函收悉"或"×字×号函悉"，然后写"经研究决定函复如下"为过渡语。
4、2、主体主体是复函的核心部分，要用简洁得体的语言把要告诉对方的问题、意见讲清楚，使对方接到函后能快速了解来函的意图，准确作出反映，叙写清楚。
5、答复事项要有针对性。
6、3、结尾一般用礼貌性的语言向对方作出答复，如给予支持、帮助或合作，或提出希望和要求等。
7、4、结束语一般为"此复"、"特此函复"等惯用语。
8、5、落款由发文机关和成文日期组成。
9、 发文机关写全称或规范化简称。
10、成文日期要用汉字写明年、月、日,加盖公章。
11、范文：（发文单位名称 ） 关于 （发文事由） 的复函（文种）×××:（单位） 关于 （来函的标题） 的来函收悉。
12、 （有关工作） 计划，经（单位）上报已下发到 （有关单位货部门） 。
13、关于 （具体计划或工作问题），要求应按照 （工作执行标准）的计划形式，要 （向有关部门） 说明。
14、因此，关于 （发文的事由）问题，应以 （工作计划或标准） 计划为准×××（公章）×年×月×日回函和复函的区别如下：内容上的的区别：回函是发一封信函给别人，随后别人给的回复的信函；只有这一种情况。
15、复函不仅同时有回函的含义，还包括某人发出一封信后，随后又补发了一封信给对方。
16、2、运用场合的区别：复函，适用于答复不相隶属机关的业务问题或上级机关的办公部门、业务职能部门答复下级机关的请示事项时使用。
17、这种函的针对性强，对方请求解决什么问题就回答什么问题，同时要求有一定的时效性。
18、而回函的运用场合相比较之下就显得宽松多了，用在不那么严肃的场合。
19、可以用在亲友等关系亲密的情况下。
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